Adesão ao e-Social trará mudanças para quem gerencia condomínios. Veja os itens que o síndico deverá ficar atento.
Condomínios têm até 1º de julho para se adequar ao eSocial
Desde o primeiro dia do ano de 2018, o e-Social já faz parte da vida contábil de praticamente todos os segmentos empresariais do Brasil. E, a partir de 1° de julho de 2018, sua obrigatoriedade passará a valer também para os condomínios.
Assim, para analisar os impactos do e-Social no dia a dia do condomínio, listamos abaixo uma série de itens que o síndico deverá ficar atento.
1- O que é o e-Social?
Instituído pelo Decreto Federal n 8.373 de 2014, e que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Federal, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social) tem como objetivo, segundo o governo federal, simplificar a prestação de informações referentes a obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia das empresas.
Dessa forma, por meio do e-Social, os empregadores irão passar a comunicar o governo de forma unificada as informações relativas aos trabalhadores como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
– Principal objetivo é a desburocratização
De acordo com o governo federal, ao criar uma plataforma que agrega pelo menos 15 obrigações legais em um único ambiente, se espera uma maior agilidade no preenchimento das informações do empregado pelo empregador. Com isso, o governo vislumbra um aumento na receita, já que os erros de preenchimento das guias serão minimizados.
Outro ponto destacado em favor do e-Social é a minimização da possibilidade de ocultação de informações que o empregador repassa à Receita Federal relativa ao empregado.
2- O e-Social no condomínio:
Por possuírem diversos colaboradores (zeladores, porteiros, profissionais de limpeza) os condomínios também terão que se adequar ao e-Social. E, claro, é papel do síndico entender as mudanças e providenciar a adequação do edifício com o que pede a lei.
As principais adequações à nova norma repousam em quatro itens, explicados abaixo.
– Contratação de funcionários
A principal mudança refere-se à data de contratação do colaborador. O empregador, ao contratar um novo funcionário, deverá informar obrigatoriamente a plataforma um dia antes de ele iniciar o trabalho.
A não observância deste prazo gera multa automática ao empregador de R$ 3.000,00 por empregado, dobrado na reincidência.
Portanto, em hipótese alguma o síndico deve autorizar o funcionário recém-contratado iniciar as suas atividades sem que isso tenha sido informado ao e-Social.
– Acidentes de trabalho
Mesmo que o acidente em questão não seja considerado grave, que necessite de afastamento do funcionário, o gestor fica obrigado a emitir a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) no prazo máximo de um dia útil seguinte a ocorrência do acidente. Em casos de falecimento, o envio deve ser imediato.
Se o síndico não comunicar a plataforma dentro do prazo previsto, o condomínio fica sujeito a multa que pode variar entre o limite mínimo e o máximo do salário de contribuição.
– Exames médicos
Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) os empregados precisam passar por exames admissional, periódico, retorno, alteração de função e demissional. Além disso, os laudos médicos e atestados obrigatórios deverão sempre estar dentro da validade.
Em caso de descumprimento da norma, a multa pode ficar salgada para o condomínio. O valor varia entre R$ 402,53 a 4.025,33 por empregado.
– Alterações cadastrais
Toda vez que ocorrer uma alteração no contrato de trabalho do funcionário, ou uma mudança em seu cadastro na empresa, essa informação deverá ser imediatamente comunicada à plataforma do e-Social.
O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54.
3- Cronograma da implantação do e-Social
A partir de julho, os empregadores deverão enviar para a plataforma as informações sobre os condomínios, assim como as funções, cargos, salários e encargos dos funcionários.
A partir de setembro, algumas informações complementares como novas admissões, demissões, férias, licença médica, alterações no cadastro e no contrato de trabalho passam a fazer parte das obrigações do síndico ou administrador com o e-Social.
Em novembro as folhas de pagamento também precisam ser enviadas e, por fim, em janeiro de 2018, todas as contribuições previdenciárias serão unificadas, não sendo mais necessário recolher as guias INSS.
4- Pesquisa aponta que pequenas empresas ainda não estão preparadas
Segundo levantamento feito recentemente pela Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon) com 1,33 mil empresas associadas ao segmento – e aí podemos incluir os condomínios, que se assemelham em número de funcionários e obrigações com pequenas empresas – não estão preparados para a mudança.
O levantamento mostrou que apenas 4,4% das empresas estão aptas para operar com o novo sistema. Somente 29,1% iniciaram o processo e 23,7% afirmaram estar na fase intermediária. A grande maioria, segundo a pesquisa 42,8%, sequer iniciou o processo.
Vale ressaltar, como indica o estudo, que a maior parte das empresas ouvidas estarão obrigadas a operar com o e-Social já a partir no início de julho deste ano.
5- Veja quais sistemas de informação do Governo Federal serão substituídos pelo e-Social
GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
RAIS: Relação Anual de Informações Sociais.
LRE: Livro de Registro de Empregados
CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho
CD: Comunicação de Dispensa
CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social
PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário
DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
QHT: Quadro de Horário de Trabalho
MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais
Folha de pagamento
GRF: Guia de Recolhimento do FGTS
GPS: Guia da Previdência Social
Fonte: Redação Viva o Condomínio
Por: Guilherme de Paula Pires